什么是保密文件銷毀？一般來說，是指電子計算機或數(shù)據(jù)存儲設(shè)備在報廢、專賣或捐贈給第三方之前必須刪除這些設(shè)備上的所有數(shù)據(jù)，并且防止電子數(shù)據(jù)被不法分子恢復(fù)，從而避免涉密信息的泄露。它是數(shù)據(jù)信息安全必走的一道程序。具體來說，這些存儲設(shè)備會被先進的磁性消磁設(shè)備掃描，先刪除磁盤上的數(shù)據(jù)，然后存儲設(shè)備經(jīng)過消磁設(shè)備掃描厚，上面的記載有數(shù)據(jù)的磁性被消磁，再也無法記錄數(shù)據(jù)，保密數(shù)據(jù)從此永久被銷毀，所用的消磁設(shè)備都是符合保密認證的數(shù)據(jù)銷毀設(shè)備，能夠徹底擦除數(shù)據(jù)。
在我國，隨著社會的發(fā)展，機密文件銷毀自動化程度的提升和問責制的完善，涉密信息管理安全條例等系統(tǒng)的優(yōu)化，涉密文件檔案信息銷毀管理在保密文件銷毀的自動化化管理建設(shè)中獲得了優(yōu)良的認可，文件銷毀方法具有保密性、穩(wěn)定性、可靠性和強大的保密功能。直到現(xiàn)在，國內(nèi)外許多大型信息載體處理相關(guān)單位早已建成了滿足大型企業(yè)集團的信息數(shù)據(jù)銷毀需求，并取得了優(yōu)良的效果。業(yè)內(nèi)相關(guān)人士介紹，大型企業(yè)集團如此重視涉密信息載體銷毀平臺的原因主要有以下幾點。
《中華人民共和國保密法》明確規(guī)定，“國家秘密載體的生產(chǎn)、接收、傳輸、使用、復(fù)制、儲存、維護和銷毀應(yīng)符合中國的保密規(guī)定”換句話說，保密文件銷毀的機密存儲媒體從生產(chǎn)到銷毀的整個過程都有嚴格的要求，當面臨退休時，硬盤、服務(wù)器等機密運營商必須提前銷毀符合保密規(guī)定的數(shù)據(jù)，否則將被確認為“違法行為”。
保密文件銷毀的實際操作過程中，涉密信息數(shù)據(jù)的安全銷毀涉及多個步驟，從保密數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)運過程中的內(nèi)容丟失預(yù)防，到涉密數(shù)據(jù)載體因人為誤操作或銷毀設(shè)備硬件故障導(dǎo)致涉密數(shù)據(jù)被恢復(fù)修復(fù)，再到報廢涉密數(shù)據(jù)載體的安全銷毀，這其中的任何一個步驟都是十分重要的。然而，由于存儲設(shè)備被企業(yè)管理者忽視。
為了加強涉密數(shù)據(jù)載體銷毀對數(shù)據(jù)安全度的關(guān)注，企業(yè)管理者應(yīng)明確要求保密文件銷毀必須選擇有資質(zhì)的專業(yè)銷毀公司處理，作為企業(yè)涉密數(shù)據(jù)安全保護的前提條件之一。換句話說，只有和專業(yè)的銷毀公司合作，涉密數(shù)據(jù)載體的管理才能通過相關(guān)主管部門的資格審查，并成功通過相關(guān)項目的評估。
傳統(tǒng)的涉密載體是以紙質(zhì)秘密文件為基礎(chǔ)，存放在保密室、保密柜、保密袋等安全空間中，當需要銷毀這些過期文件時，就要需要在銷毀的過程中全程監(jiān)督。
隨著科技的發(fā)展，相當多的企業(yè)已經(jīng)完成了從紙質(zhì)文檔向電子文檔的轉(zhuǎn)變，辦公全程無紙化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔變成了電、磁、光形式的文檔。涉密信息從有形變?yōu)闊o形，信息量急劇擴大。電子數(shù)據(jù)易于復(fù)制、傳播和更改，傳播的過程更不易被發(fā)現(xiàn)，這對企業(yè)的涉密數(shù)據(jù)管理工作有了更高難度的挑戰(zhàn)，特別是對于常見的涉密數(shù)據(jù)存儲載體，如U盤、軟盤、硬盤和服務(wù)器，因為這種IT設(shè)備保存了大量常用的涉密信息，這些設(shè)備總是在長期和重復(fù)的使用中。頻繁使用加快了存儲介質(zhì)的老化。每過一兩年，存儲有涉密信息的IT設(shè)備將有大量硬盤，服務(wù)器將因為老化而被迫更換。這些被淘汰的IT設(shè)備需要被安全的銷毀，以確保涉密信息不會被不法分子惡意恢復(fù)使用。
今天，涉密信息載體的銷毀已經(jīng)全面實施“問責制”與企業(yè)管理一樣，面對數(shù)據(jù)安全，企業(yè)負責人有義務(wù)創(chuàng)建全方位的涉密數(shù)據(jù)信息解決方案。企業(yè)管理者也深知，IT設(shè)備上的硬盤或服務(wù)器保存有太多企業(yè)的保密數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)一旦泄露并被不法分子利用的話，很可能危及企業(yè)的正常運作和企業(yè)品牌的形象，阻礙了企業(yè)的發(fā)展并給企業(yè)帶來巨大的損失。對于企業(yè)管理者來說，如此嚴重的涉密數(shù)據(jù)泄露后果都是無法承受之重。因此保密文件數(shù)據(jù)的管理必須值得管理者重視。